De uitdaging
De Wijnles werkte met een groeiend aanbod aan lessen en docenten, maar de onderliggende processen waren niet ingericht op schaal. Het plannen, beheren en communiceren rondom lessen kostte veel handmatig werk en was foutgevoelig.
Docenten hadden geen eigen overzicht, deelnemers moesten soms wachten zonder duidelijkheid, en communicatie verliep versnipperd via losse e-mails.
De wens was duidelijk: één centraal platform waarin alles samenkomt, zonder afhankelijk te zijn van handmatig beheer.
Tackelen van problemen
Structuur & logica
- Opzetten van een gestandaardiseerd datamodel voor lessen, docenten en deelnemers
- Bepalen van logica voor inschrijvingen, wachtlijsten en automatische doorstroming
- Inrichten van rollen voor docenten binnen een eigen dashboardomgeving
De realisatie
- Implementatie van wachtlijstfunctionaliteit
- Ontwikkeling van een docentdashboard
- Systeem voor gestandaardiseerde lessencreatie
- Automatisering van e-mailflows
- Dynamische templating
De aanpak
We hebben het platform opnieuw ingericht met focus op schaalbaarheid, automatisering en gebruiksgemak voor zowel beheerders als docenten. In plaats van losse oplossingen hebben we gekozen voor één geïntegreerde aanpak waarin planning, communicatie en gebruikersbeheer samenkomen in één systeem.
Het resultaat
De klant beschikt nu over een schaalbaar en grotendeels geautomatiseerd platform dat meegroeit met het aanbod.
- Minder handmatig werk in planning en communicatie
- Docenten hebben direct inzicht en regie via hun eigen dashboard
- Hogere bezettingsgraad door slimme wachtlijstfunctionaliteit
- Consistente en foutloze communicatie richting deelnemers
- Snellere opzet van nieuwe lessen dankzij standaardisatie
Het resultaat is niet alleen tijdswinst, maar vooral rust en controle in een proces dat eerder versnipperd en arbeidsintensief was.
